分公司数字化标准化丨“提升分公司的基础能力，才能保障面向客户的服务质量”

2022年，“分公司数字化标准化”被列为圆通的“一号工程”，总部通过自主研发的财务、人资、客服等数字化系统，以及各项业务的标准化管理规范，多维度、全方位为分公司赋能，真正实现“全网一体、降本增效”，打造“非直营的直营体系”，全面提升市场客户体验。

“圆通之家”开设“分公司数字化标准化”专栏，聚焦“一号工程”典型案例，推广经验做法，为赋能网络助力。

要在西北地区经营好一家快递公司，并非易事，在地域辽阔、人口密度低的情况下，除了日常的经营工作要完成，还要在业务量上狠下一番功夫，不断开源节流，公司盈利能力才能不断攀升。这对于一家新成立的公司来说，就更难了。

去年6月，圆通宁夏银川汽车城分公司成立。作为一个“新手”老板，孟钦花很清楚，她要搞定的“头等大事”就是公司的资金运作。只有资金理清了、顺畅了，才能有精力、底气不断开拓市场。

做好快递公司的账本并不是一件容易的事，如何轻装上阵、化繁为简，正在孟钦花踌躇的时候，圆通总部向全网分公司推行的“财务系统”让她找到了方向。

“要经营好一家公司，说实话压力很大，脑袋再‘大’也装不下所有账本，这个系统帮了我大忙。”孟钦花坦言，总部的这套财务系统给她这个新手老板更多精力去开拓市场和客户。

“人工反复算都算不清楚，它最终成为了我们的老师”

今年4月，孟钦花和公司财务开始学习使用圆通财务系统，经过短暂的适应期，她们很快发现了数字化的诸多便利，效率提升、精准找到问题所在。

拿大客户账单举例，面对不少月发件量10万+的客户，账单统计的工作量，对公司两三个财务姑娘而言仍是巨大的工程。这样的账单需要清楚罗列出客户发出的每票快递的明细，除了会计算，心细不出错也是最基本的要求。

“每个月我们3个财务人员都要算好几次，才能把客户的账单算清楚，有时候不是复制错项目了，就是录入了错误的数据。”孟钦花说，一旦最后数字对不上，她和财务就只能硬着头皮再算一次，有时候重算好几次账，都找不到问题出在哪儿。

好几次最后算出来，都还是以“亏钱”告终。

“如今，我们在财务系统中设置好客户的各项参数后，每月每个客户的所有详单都可以一键生成。”孟钦花说，通过财务系统，她们发现，之前账单常常算不准，有时是因为业务员错计、漏计件，有时则是业务员漏称重造成的，对此分公司也已经对财务人员加强了业务培训。

在这个系统里，毛利报表、应收账款监控、资金流水表、月度经营分析表是孟钦花爱不释手的宝藏功能，用她的话，“有了这些，公司哪里亏钱了？哪里还能省钱？随时知晓。”

在月度经营分析表中，可以横向对比三个月的各项经营数据，包括业务量、业务员派件成本、场地费用、人工开支等等，涉及公司经营的项目可谓事无巨细。

在这些分析表的指引下，孟钦花公司的财务人员从最高3人精简到现在的1人兼职即可，业务员的派件成本也在不断优化之中，可以预见这家“新手公司”正逐步开源节流、提升效能，实现稳步发展。

“出账又快又准，增强客户粘性”

对于一家新成立的公司而言，客户的声音尤其重要。因为是新成立的分公司，所以做出来的账更要经得住客户推敲，这样才能在客户那里留下好印象。可是在刚开始经营时，孟钦花因账没算清楚，曾几次遭到客户质疑，以至于回款结账的效率都大打折扣。

“使用财务系统之后，这个问题不存在了，还有好几个客户夸奖圆通财务系统生成的账单‘精准老辣’。”孟钦花打趣说，曾经一位每月都要结款30多万元的客户，安排自己的财务人员复核过好几次账单，都没有挑出差错，最终心服口服，并表示以后账单都要以圆通财务系统出具的为准。

精准算账的财务系统成为了孟钦花做好客户服务时的又一大利器，越来越快的回款时间就是最好的体现。

圆通财务系统对新成立的分公司很友好，孟钦花说，姜还是老的辣，有了财务系统这块老姜的加持，降低了分公司经营的门槛，去堵住每一个可能亏钱的漏洞，还能让经营者有更多精力去寻找赚钱的风口，非常值得拥有。