每次开会前务必指派合适的记录者，无论会议人数多还少，都得明确由谁来记录，这个人应本来就属于其中的核心参会人员，而且与该次会议的议题有紧密关系，对讨论的内容能理解到位及正确反应。如果开会人数少至三五个时，记录者可以同时是会议主持人。

对于大型的重要会议，被指定的记录者必须先理解会议的最终目的，开会前记录者应与会议发起人和主要议题人员分别单独沟通，了解议题的背景和当前情况，为现场写好会议记录做准备。

二、及时记录、明确共识

记录者不是速记员，没有必要把所有人的发言一字不差地写下来（当然大多数人也不具备这种专业技能），如果把重点放在记录会议过程和细节，而不是结果上，则会导致记录的信息太多，最重要的内容反而被淹没。

记录者所需记录的应该是会议过程中每个议题讨论过后的明确共识，而且不要被动地记，应该主动地“求同存异”——即盯着会议的议题，当发现大家开始漫无目的地闲聊时追问“所以这个议题已经得出结论了吗？是什么？”

当大家立场不同，某个细节问题展开争论直至会议开始变味成彼此说服时，提醒会议主持人让大家不争论，而是把所有人的想法写出来，写完马上说，说完后归类，紧接着排个序配合主持人组织参会者现场投票，把投票结果记录下来。

在会议结束前，再回顾各项议题，将所记录的结论与参会人员分享一遍，并询问是否有记错或者遗漏，确保每个议题的共识都已及时记录下来。

  三、及时决策、明确责任

有些会议之所以让人烦，正是因为除了漫长的讨论之外没有什么决策，或者开完了才说事后再认真考虑一下……感觉会议白开了，浪费大家的时间。

其实大多数时候并没有绝对正确或错误的决策，可能事后分析各有各的好处，只要坚持都能达到目的。但是总归要选择一条路，要不然整个团队没办法往前走。

哪怕做出的决策不完美，也没那么可怕，最可怕的不是做出错误的决策，而是不做决策。因此记录者应及时地提醒会议决策人，议题中需要他（们）做的决策是什么，如何做，谁是相应的责任人，都需要明确记录下来。

要记录的决策最重要的部分也不过就是这两个：一是记录议题的讨论结果，另一个是下一步要做什么，由谁负责，预计何时完成等。

如上图模板，在相应会议（启动会、讨论会）上记录的讨论结果就是“描述”列中的决策（指定财务的哪个人做物流成本透明化对口人员）、或共识（先试点内部转岗、要求何时人到位等）；而下一步要做什么就分别记录在“行动”、“责任人”、“截止时间”列中。

即使出现开会时事实不清、数据不足难以现场决策的情况，记录者也要催出类似“谁在哪天把数据提供给谁做哪一决策”的明确结论。

四、及时分发、明确时限

很多公司虽然也制定了明确的标准，比如会议纪要须在24小时内完成，以确保内容的准确度，但实际情况是与其他工作相比，会议纪要算不上紧急，于是就有人把它排到最后（哪怕未超过24小时）。这样会导致记录者和参会者在一定程度上忘记会议里的某些细节。

当我们把会议记录中最重要的两个部分——结论和行动简化成上面的模板后，正常情况是能实现在会议结束前就全部完成，用投影仪把记录者如上图的信息公布在参会人员面前，并进一步明确每一条行动的完成时限。

如若大家在回顾时没有提出异议，这份会议记录就是在场所有人对会议结果的共识。记录者于会议结束的同时立即在开会邀请的邮件上全部回复分发会议记录，主送给参会人员，抄送给相关人员（没到场但属于参会人的部门主管、或变革委员会成员等）。

 五、及时跟踪、明确进度

会议上结束的决议就是会后开始的行动，相应责任人必须将属于自己的任务添加到自己的清单中，作为进度跟踪的一部分。

下一次同类型的会议召开前，各工作组负责人、变革推动者都应该及时地去更新完成状况（如上图的“进行中”、“已完成”等），而每次开会时都把之前的会议记录拿出来，重点筛选未完成的进度部分来了解行动，则利于强化执行力、纠正并提高决策的准确度。

证明决策正确与否，正确的时间比例应该10－20%花在开会上，剩下的80－90%用来执行，而不是花大把时间论证却草草执行，最终又开会反思决议如何不好。更多关于任务跟踪的描述可以翻回去阅读《到分站，检查车队总进程》复习一下。

关于变革推行中开会的三篇文章至此就结束了，总而言之，我们不开无果的会议，必须让决议在会中及时产生，并且投入更多精力在会后的执行，才能令决议落地，让变革取胜。