仓储管理笔记（二）：库存差错、毁损赔偿、自用管理、组织架构......

很多人只是想深入了解仓库从无序到有序，从源头开始应该如何管理、如何优化，需要解决什么问题，各个环节的注意事项是什么。不需要多么全面，理论多么高深，只求实用，最好是拿过来就能用，并且马上见效。

没找到这样的书，所以，我准备自己写一本。此篇为仓储管理笔记的第二篇，附仓储管理笔记第一篇：仓储管理笔记：卸车、订货规范、安全制度......

库存差错

仓库进行分区管理后，库存差错率得到了一定程度的控制，但是每月的盈亏值还是比较大，动不动就几万块。一个库存几千万的仓库，这么大的差错率实在是说不过去。与其等别人来投诉，倒不如自己动手先把它做好。王二冥思苦想，寻找对策。

总体上说，库存差错的控制主要有三个方面：一是严把入口，保证入库准确。二是控制出口，保证仓库发出的货是准确无误的，同时堵塞其他非正常发货途径。三是仓库内部要通过加强人员管理，用制度保证货物不灭失，账实相符。

根据这个思路，王二制作了描述仓库差错的鱼骨图。

仓库库存差错鱼骨图

鱼骨图是日本石川馨先生发明的，用于发现问题“根本原因”的一种方法，也称为因果图。特点是简捷实用，深入直观。王二从四个角度，分析了出现库存差异的原因，提出如下对策：

一、严把入口

因为仓库每天都会收到门店发回的积压退货或理赔品，清点由仓库负责，但入库由其他部门在ERP里操作。经常出现商品入库了，收到的退货还没有上架的情况，这样库存就会出现差异。所以，王二要求各库管岗位对于收到的积压退货，承诺清点时间，规定1-5件（箱）5个工作日内必须处理、上架完毕；6件以上10个工作日内处理完毕。

另外，对于新品到货，王二要求商品清点入库后，必须根据实际点货清单（即供应商发货清单，已经对照实物进行了确认），与ERP中打印出的入库单进行核对，确认入库商品型号、数量准确无误。

二、控制出口

一是要求装箱岗位，在装箱复核时务必仔细，认真审核，若因粗心导致货错发到门店，会按次数扣减考核工资。

二是规定仓库全体员工严禁无单发货。平时有些门店因为订货晚，总公司处理订单的人员下班了，或断电、断网等特殊情况，订单无法提交，而客户要的又急，会走后门联系仓库先发货、后补订单。时间长了，往往出现忘记补单的情况。王二也没有完全禁止无单发货，毕竟还有异常嘛。规定：若无单发货，必须由仓储主管打借条个人担保。

三是仓库有时会出现库存记录里有，客户也已经下订单，但货找不到的情况。因为货发不出去，只好给门店退，称为自主退货。自主退货一出现，预示着库存数据肯定是不准确的。对这种情况，专门由订单处理人员记录，自主退货次数也计入库管员考核。

四是偶尔会出现货物已经发出，在ERP中忘记出库的现象，一般属于订单处理员责任。规定当日处理完的订单，必须当日在ERP中出库，否则处罚订单处理人员。

三、存货管理

一是重申除该区域库管员外，其他人一律不允许到该区域拣货，明确责任。

二是明确了商品盘点要求。由各个区域自行制定盘点计划，确保所有商品每月至少盘点一轮（即滚动盘点），由分管库存控制的仓储主管跟踪进度、抽查结果。

四、规章制度

一是规定各区域发现库存差异，要在24小时内把盈亏处理完毕，允许事后再去查找原因，但必须保证时刻库存数据准确。

二是对于明知库存有误，但隐瞒不报的员工，一经发现严肃处理。

经过各方面的不懈努力，仓库库存差错居高不下的问题，终于出现了好转，从原来的一个月盈亏总额两万元左在，下降到了两千元以内。

毁损赔偿

仓库的工作相对比较单调，员工作业过程中有时候会因急燥失去耐心，或粗心大意造成货物损坏。例如，蓄电池从移动的叉车上掉下来；叉车转弯时碾压到别的货箱；因为节省空间把油品堆的太高，下层压坏等等，不一而足。这些商品因为没有办法销售，只能报废。

最近，采购部门认为仓库货损率比较高，责令尽快解决。关于这个问题，仓库原来没有相关的规定，王二也心太软，认为只要是员工没有故意损坏商品，就听之任之了。但既然有投诉，那就得解决。

经过分析，王二把商品毁损分为到货毁损、在库毁损、发货毁损3种情况，并分别制定了相应的管理制度。

三种毁损

一、到货毁损。商品到货时收货人发现商品损坏，按照收货流程在签收时注明，并根据采购价格及时向货运公司提出索赔。若因工作失误已收取破损商品的，收货人自行向货运公司争取赔偿；不能赔付时，收货人处以50-200元的罚款。

二、在库毁损。在库商品保管不善（如堆放超高翻倒、搬运跌落、叉车碾压等），而非因不可抗力、自然因素或货物（包装）本身性质发生的人为非故意货物损坏、污染的，按损坏商品价值进行赔偿，规则如下：

1、损坏商品成本价600元以下（含）时，责任人按金额的50%进行赔偿，并予通报批评；高于600元时，报请公司总裁确定赔偿金额，并予通报批评。

2、若商品毁损为工作人员故意行为，一经查实，处以商品成本价2倍罚款，并记过1次；情节严重的，报请公司总裁对责任人进行处理。

三、发货毁损。配送人员在发货过程中，因个人工作失误所造成的商品毁损（含丢失），成本价600元以下（含）时个人按50%进行赔偿，高于600元时报请公司总裁确定赔偿金额。

但是，若货物毁损是由于其性质、包装不符合约定或超过有效储存期造成的变质、损坏，相应管理人员不承担赔偿责任，但有义务提醒仓库负责人对此类商品及时处理。

对于员工确系因不慎导致的商品毁损，王二也提出了一些辅助措施。如商品只是外包装破了，就找门店打个折请他们帮着销售，从总体上减少公司的损失，员工的赔偿金额也会相应减少。

自用管理

仓库有些员工家里比较富裕，有房有车，都比王二强，王二每天上班还得靠11路。由于公司本身就经营汽车配件，如果私家车需要，员工也都会从仓库里要货，通过商品自用的方式出库、付款。

但是，仓库的自用商品出库价是按照成本价（纯采购价）。公司规章制度中规定：员工私家车所用商品要按批发价结算，因为商品实际价格除采购价外，还要加上运费、仓储管理费等其它费用。要求私家车用配件，不能按自用方式出库。王二根据公司要求，提出了仓库自用产品登记要求。

自用商品，仅限于仓库车辆及叉车所用商品。仓库同事用件，先要请销售部门出订单后再拿货。

仓库自用物品领取前，填制《自用商品申请表》，内容包括：零件号、商品品牌、数量、车牌号等。申请后，通报分管库存控制的仓储主管同意并签字后，才可以取货。然后订单处理员根据签署的单据，在ERP中进行出库操作。

每月月底前，订单处理员导出当月自用商品明细，核算出总费用，由王二填制费用报销单，向公司财务部门报销费用。

这样管理后，大家也都很自觉，私家车用件不再通过自用出库方式了。

图片来源于互联网

但是，某天有内线反馈，个别员工以商品报废的名义，偷偷拿走仓库商品自用。这可是个大问题，需要严肃处理。王二一方面搜集证据，对相应员工进行处罚。另一方面，觉得需要规范仓库的报废流程，以便彻底杜绝这种情况。这个好写，放P的功夫就弄完了。

1、为保证门店和客户所采购商品及时发货，随时处理仓库不良品，制定本规定。

2、本规定所述商品指因外观或质量出现缺陷而不能正常发货的商品。

3、本规定适用于仓库处理不良品，如损坏的蓄电池、灯泡，过期的护理品，生锈的刹车片、刹车盘等。

4、报废商品按以下流程处理。

商品报废处理流程

5、提交商品报废申请时，务必拍照作为附件。

6、报废商品处置时，必须经过负责库存控制的主管现场确认。

7、商品的人为损坏，根据《仓库商品毁损赔偿管理规定》处理。

8、若发现故意损坏商品，报废后挪作已用的，处以商品价格3倍的罚款，并警告一次。情节严重的，报公司总裁处理。

9、对于报废的润滑油，若只是包装破损不影响使用时不得抛弃，用于仓库自有车辆。

倡导节俭

王二发现，仓库员工有浪费现象。如中午休息时工作区不关灯，水管关不紧滴水等等。王二认为，节俭必须作为仓库的一项基本行为规范，为此发出了全员节约的倡议，全文如下：

公司资源有限，点点滴滴都与费用挂钩，建立节约型公司，不仅是我们员工应有的责任，更是公司持续发展的需要。作为公司的一员，我们有义务节约公司的每一项资源，养成勤俭的习惯，倡导节约风尚。

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1、节约用水。在用完水后或见到滴水的水龙头，及时拧紧，发现损坏的及时报修。

2、节约用电。中午休息时关闭工作区电灯、电热器。生活区最后一人离开时，关掉空调、灯、电视机电源。

3、节约耗材。合理控制手套、圆珠笔、方便袋、胶带等耗材使用，减少办公费用。若无特殊需要，圆珠笔按月发放，每人每月定量3枝；手套（冬季）每人每月定量4副。其他物品如毛巾等须先审批，后领用。

4、节约用纸。需要打印的文件事先仔细检查，无错时再打印。打印时先行预览，通过调整行间距、页边距等合理减少页码数量。

5、节约话费。减少公用电话费开支，不用办公电话闲聊、办私事。公司内部联系时，使用内线电话。

6、节约粮食。用餐时按需取用，不得浪费。

7、爱惜使用公司车辆、叉车、地牛等器械，出现故障及时报修。

8、仓库内自用配件，优先使用包装破损商品。

9、反对以下3种浪费现象：

三种浪费

希望大家从小事做起，从身边事做起，以实际行动厉行节约，坚持杜绝浪费行为。

组织架构

开始分区管理后，仓库各岗位的职责有了不少变化。王二觉得组织架构需要重新进行调整。跟人事部门要来了仓库的工作职责，仔细研读。

1、仓储管理

（1）管理商品验收入库、仓储保管、发货配送等作业，确保物资交付能够满足客户需求。

（2）制定盘点计划并执行，保障商品库存数量的准确性。

（3）商品及作业工具设备的财产安全、存储安全管理。

（4）仓储规划、仓库设计、货位管理、条码管理等。

（5）门店（客户）退货验收及入库。

2、物流配送

（1）到货运公司提取到货、发货等作业。

（2）协调货运公司上门取货，与货运公司进行货物交接、解决差异。

（3）综合协调仓库发货进度，向门店及时反馈发货信息。

3、理赔管理

（1）门店报废产品接收、验收入库及登记。

（2）门店理赔产品的保管、返还、退回作业。

3）部分产品的初步理赔鉴定。

4、其他工作

（1）制定并完善本部门各项工作流程及管理规定。

（2）仓库行政后勤事务、员工食宿、员工考勤、库容库貌维护等。

（3）物流车辆管理。

（4）公司领导交办的其他临时性工作。

依据部门职责，王二用Visio绘制了仓库的组织架构图。

物流部组织架构图

看着自己画的组织架构图，王二兴奋的半夜没睡着觉：哇哈哈……咱老王也有一天被画到最上面了！